7 Dinge, die man bei der Einführung einer neuen Software beachten sollte

Software hilft Unternehmen Arbeitsabläufe zu beschleunigen und Daten automatisiert zu verarbeiten. Für fast jeden Arbeits- und Alltagszweck gibt es mittlerweile Programme, die Sie unterstützen. Vom Dienstplan-Programm bis zum Kühlschrank, der automatisch verbrauchte Artikel nachbestellt gibt es Unmengen an Anwendungsmöglichkeiten.

Allerdings braucht es oft etwas Zeit und manchmal auch eine ordentliche Portion Geduld, bis man an seinem Ziel angelangt ist und angeschaffte Software, die Alles besser machen soll auch so funktioniert, wie man es zuvor erwartet hat.
Um den Prozess der Einführung so einfach und effizient wie möglich zu gestalten, haben wir hier ein paar Punkte aufgeführt, die Sie beachten sollten, wenn Sie eine neue Software einführen.
Ich habe in der Vergangenheit bei verschiedenen Projekten zwei Dinge gelernt:
Nimm Dir Zeit und hol‘ Dir Hilfe!

Alle weiteren Punkte, die man nicht vernachlässigen sollte, wenn Sie eine neue Software einführen:

Bereiten Sie sich vor
Was erwarten Sie von der neuen Software? Welche Ziele möchten Sie der neuen Anwendung erreichen?
Stellen Sie eine Funktionsliste auf und priorisieren diese nach Relevanz und definieren Sie messbare Ziele.

Wählen Sie sorgfältig
Prüfen Sie nicht nur die harten Fakten, ob der ausgewählte Anbieter Ihre Anforderungen erfüllt. Achten Sie auch auf weitere Faktoren. Wie steht es um den Kundenservice? Geht der Anbieter auf individuelle Wünsche ein, oder werden diese von vorne herein abgeblockt? Wird die gewählte Anwendung regelmäßig weiterentwickelt?

Nehmen Sie sich Zeit
Um Gewohnheiten zu ändern bedarf es viel Energie und Zeit. Aus diesem Grund sollte man den Zeitpunkt, zu dem Sie eine neue Software einführen, gut planen. Sind betroffene Mitarbeiter und Kollegen in diesem Zeitraum vor Ort und haben Kapazitäten für das Projekt frei, oder können Ihnen während der Einführung den Rücken freihalten?

Arbeiten Sie nicht allein
Da Standard-Software Ihre bisherige Arbeitsweise oft nicht 1:1 abbilden kann, besteht eine wichtige Aufgabe darin, sich offen und flexibel auf neue Abläufe einzustellen. Die Akzeptanz einer neuen Software lässt sich deutlich verbessern, wenn Sie Mitstreiter an Ihrer Seite haben.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter nach Möglichkeit schon im Auswahlprozess in das Projekt mit ein. Oft liegen die Wünsche und Anforderungen von Personal und Chefetage weit auseinander. Während die Endnutzer viel Wert auf intuitive Bedienung und Geschwindigkeit liegen, achten Vorgesetzte beispielsweise eher auf Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten.

Lassen Sie sich helfen
Die meisten Anwendungen bieten Hilfestellungen in unterschiedlichster Form.
Greifen Sie nach Möglichkeit darauf zurück. Ein Gespräch mit einem Support-Mitarbeiter des Herstellers kann sehr erhellend sein.
Auch Fragen zu stellen ist sehr viel einfacher und effizienter, als sich Lösungen selbst zu erarbeiten.

Kommunizieren Sie
Kündigen Sie frühzeitig an, wenn sie eingefahrene Abläufe ändern möchten. Wenn Ihr Personal weiß, was auf sie zukommt, kann es sich auf die Änderungen einstellen. Die Akzeptanz steigt, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, warum und mit welchem Ziel Sie Ihre Neuerwerbung einsetzen.

Halten Sie durch
Oft kommt man im Einführungsprozess zu dem Punkt, an dem man am Nutzen der neuen Software zweifelt. Mitarbeiter beklagen sich darüber, dass „früher alles viel schneller und intuitiver ging“ und auch Sie sind noch nicht so routiniert im Umgang mit dem neuen Programm, wie Sie es sich erhofft haben.
Halten Sie durch! Irgendwann werden Sie amüsiert auf Ihre alten Vorgehensweisen zurückblicken.

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