Die Überwachung von E-Mails des Arbeitnehmers durch den Arbeitgeber

Es dürfte heutzutage kaum noch Unternehmen geben, bei denen die Arbeitnehmer nicht mit E-Mails arbeiten. Regelmäßig ist die Nutzung von E-Mails für dienstliche Zwecke vorgesehen. Viele Arbeitgeber erlauben den Mitarbeitern aber auch die Nutzung des dienstlichen E-Mail-Accounts zu privaten Zwecken. Wenn dies in einem Unternehmen erlaubt ist, dann folgen daraus einige praktische Probleme für die Betroffenen. Die gleichen Probleme entstehen grundsätzlich auch dann, wenn die private Nutzung zwar nicht ausdrücklich erlaubt ist, aber vom Arbeitgeber geduldet wird.

Ist die Nutzung erlaubt oder geduldet, wird der Arbeitgeber gegenüber dem Arbeitnehmer Diensteanbieter im Sinne des Telekommunikationsgesetzes. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitgeber das Fernmeldegeheimnis zu beachten hat. Kann also zwischen den privaten E-Mails und den geschäftlichen E-Mails in dem genutzten Account nicht mehr unterschieden werden, dann ist dem Arbeitgeber der Zugriff grundsätzlich untersagt.

Das Lesen einer privaten E-Mail durch den Arbeitgeber kann sogar eine Straftat nach § 206 StGB darstellen. Nur beim Vorliegen ganz konkreter Anhaltspunkte kann eine Ausnahme möglich sein, beispielsweise wenn es um die Begehung einer Straftat geht.

Der Arbeitgeber gerät somit in einen Zwiespalt zwischen Anforderungen, die an ihn gestellt werden, zum Beispiel die steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten, und dem Schutz der Rechte des Arbeitnehmers.

Zur Vermeidung ist es auf jeden Fall notwendig, sich frühzeitig über das Problem Gedanken zu machen und jedenfalls eine Strategie für den Umgang damit zu entwickeln. Dabei gibt es verschiedene Ansätze, die hier kurz dargestellt werden sollen.

Private Nutzung von geschäftlichen E-Mail-Adressen

Der Arbeitgeber kann ein generelles Verbot der privaten Nutzung aussprechen. Dies ist allerdings dann nicht mehr ohne weiteres möglich, wenn ein Fall der sogenannten betrieblichen Übung gegeben ist, das heißt, dass ein Arbeitnehmer aufgrund der regelmäßigen Wiederholung bestimmter Verhaltensweisen des Arbeitgebers annehmen darf, dass er einen Anspruch darauf hat. In diesen Fällen ist ein nachträgliches Verbot häufig nicht mehr möglich. Grundsätzlich ist ein generelles Verbot meist jedoch nicht gewünscht und oft auch nicht mehr vermittelbar. Noch dazu können den Arbeitgeber bei einem Verbot auch Kontrollpflichten treffen, ob die Arbeitnehmer sich an das Verbot halten. Für den Fall von Verstößen muss der Arbeitgeber auch Sanktionen verhängen.

Alternativ kann der Arbeitgeber versuchen, durch eine Betriebsvereinbarung sowohl den Rahmen der Nutzungserlaubnis als auch Kontrollmöglichkeiten zu regeln. Sofern kein Betriebsrat existiert, kann eine individuelle Vereinbarung mit jedem einzeln Mitarbeiter zur Nutzung des E-Mail-Accounts getroffen werden. Der Vorteil einer entsprechenden Regelung ist die damit für beide Seiten geschaffene Klarheit und Rechtssicherheit.

Schließlich gibt es noch verschiedene technische Möglichkeiten, der Problematik zu begegnen. Die Erlaubnis, E-Mails nur über sogenannten Web-Accounts abzurufen, löst das Problem der Vermischung ebenso wie die technische Trennung privater und gewerblicher E-Mails durch Kennzeichnung oder unterschiedliche Speicherorte.

Es ist rechtlich aber vor allem auch organisatorisch sinnvoll, klare und verständliche Regelungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu treffen, um spätere Probleme und Auseinandersetzungen in diesem Bereich zu vermeiden. Insbesondere dem Arbeitgeber drohen andernfalls erheblich Konsequenzen.

Im nächsten Artikel geht es dann mit der Überwachung des Telefons weiter.