Gratis Stundenzettel

Stundenzettel führen

Und die Arbeitszeit dokumentieren

Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns muss für Minijobber und in einigen Branchen auch weitere Mitarbeiter die tägliche Arbeitszeit dokumentiert werden.
Es ist unerheblich, ob für die Arbeitszeiterfassung Papier (wie Stundenzettel und Stempelkarten) oder digitale Zeiterfassungssysteme genutzt werden.

Sie können also durchaus für die Zeiterfassung Excel benutzen.

Was ist ein Stundenzettel?

Ein Stundenzettel ist ein Dokument, in dem Mitarbeitende ihre täglichen Arbeitszeiten festhalten.
Dazu gehören der Beginn und das Ende der Arbeitszeit sowie die Pausenzeiten. Diese Aufzeichnungen dienen Unternehmen dazu, die geleisteten Arbeitsstunden nachzuvollziehen und die Einhaltung gesetzlicher Arbeitszeitvorgaben zu überprüfen. Stundenzettel können sowohl in Papierform als auch digital geführt werden.
Eine ganz simple Lösung dafür ist unsere kostenlose Stundenzettel-Excel-Vorlage.

Gibt es gesetzliche Vorgaben für die Nutzung von Stundenzetteln?

Ja, es gibt gesetzliche Vorgaben für die Nutzung von Stundenzetteln, insbesondere im Hinblick auf die Erfassung der Arbeitszeit.
In Deutschland sind insbesondere folgende Aspekte relevant:

• EuGH-Urteil zur Zeiterfassung (2019)
  Der EuGH hat entschieden, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzuführen.
  
• BAG-Beschluss (2022)
  Das BAG hat klargestellt, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden systematisch zu erfassen.
• Mindestlohngesetz (MiLoG)
  Für bestimmte Beschäftigtengruppen, vornehmlich im Niedriglohnsektor, sind Arbeitgeber verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzuzeichnen.
• Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  Arbeitgeber sind verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit von acht Stunden hinausgehende Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden aufzuzeichnen. Dies umfasst Überstunden sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen.
• Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
  Bei der Erfassung und Speicherung von Arbeitszeiten sind die datenschutzrechtlichen Bestimmungen der DSGVO hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten.

Wer muss Stundenzettel führen?

Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in geringfügiger Beschäftigung, also bei denen das Arbeitsentgelt regelmäßig nicht
520 €/ Monat übersteigt, oder Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG sind dazu verpflichtet, die tägliche Arbeitszeit zu dokumentieren:

• Baugewerbe,
• Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
• Personenbeförderungsgewerbe,
• Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
• Schaustellergewerbe,
• Unternehmen der Forstwirtschaft,
• Gebäudereinigungsgewerbe,
• Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
• Unternehmen der Fleischwirtschaft.

Was muss dokumentiert werden?

• Name des Mitarbeiters (ggf. die Personalnummer)
• Beginn der Arbeit
• Ende der Arbeit
• Beginn und Ende der Pausen, um die Nettoarbeitszeit zu berechnen.
• Dauer der Arbeitszeit (abzüglich der Pause)
• ggf. Überstunden (Die Zeit, die über die reguläre Arbeitszeit hinausgeht.)

Darüber hinaus ist es in manchen Fällen erforderlich, die Nachtarbeitszeit sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen sowie Abwesenheiten wie Urlaub, Krank usw. ebenfalls aufzuzeichnen.

Im Falle einer Betriebsprüfung durch den Zoll müssen die Stundenzettel den Prüfern ausgehändigt werden. Es ist also ratsam, den Ausdruck im Betrieb aufzubewahren oder die Aufzeichnung im PDF Format zu speichern.
Für die Richtigkeit der Aufzeichnung ist nämlich der Arbeitgeber verantwortlich.

Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.

Weitere Informationen zur Dokumentationspflicht hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales auf seiner Website zusammengestellt.

Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für Stundenzettel?

Stundenzettel, die zur Dokumentation von Überstunden oder Sonn- und Feiertagsarbeit erstellt wurden, müssen mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§16 ArbZG).
Auch für Beschäftigte im Niedriglohnsektor (z. B. Minijobber) und bestimmte Branchen (z. B. Baugewerbe) müssen die Arbeitszeitaufzeichnungen ebenfalls mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§17 MiLoG).
In einigen Fällen, z. B. bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen, können Stundenzettel als Teil der Dokumentation steuer- oder sozialversicherungsrechtlich relevant sein. In solchen Fällen gelten sechs Jahre (steuerrechtlich) oder zehn Jahre (sozialversicherungsrechtlich) als gängige Fristen.

Wie häufig müssen Stundenzettel
ausgefüllt werden (täglich, wöchentlich)?

In den meisten Fällen ist es sinnvoll, die Arbeitszeiten täglich zu notieren, um Genauigkeit sicherzustellen und Vergesslichkeit zu vermeiden. Dies ist insbesondere bei flexiblen Arbeitszeiten wichtig.
In Betrieben mit festen Arbeitszeiten und wenig Schwankungen kann es ausreichen, die Stundenzettel wöchentlich zu führen, sofern die Arbeitszeiten konsistent sind und keine Überstunden anfallen.

Herausforderungen bei der Excel-Zeiterfassung

Selbstverständlich kann man für die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten unsere kostenlose Stundenzettel-Excel-Vorlage verwenden.
Allerdings sollte man auch die Herausforderungen betrachten, die erfahrungsgemäß bei der Excel Arbeitszeiterfassung regelmäßig auftreten.

Oft wird die Erfassung nämlich eher aufwändiger, da diverse Kopien von den Dokumenten entstehen.
So ist dieselbe Tabelle im Betrieb als Zeitnachweis, Stundenliste oder Stundenerfassung im Umlauf.

Änderungen sind kaum nachvollziehbar und sofern die Datei nicht gesichert ist, können kleine Unachtsamkeiten oder Anpassungen einer Formel in bestimmten Zellen schnell dazu führen, dass die gesamte Zeiterfassung in Excel nicht mehr funktioniert.