Seit der Einführung des gesetzlichen Mindestlohns muss für Minijobber und in einigen Branchen auch weitere Mitarbeiter die tägliche Arbeitzeit dokumentiert werden.
Es ist unerheblich, ob für die Arbeitszeiterfassung Papier (wie Stundenzettel und Stempelkarten) oder digitale Zeiterfassungssysteme genutzt werden.
Sie können also durchaus für die Zeiterfassung Excel benutzen.
Wer muss Stundenzettel führen?
Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in geringfügiger Beschäftigung, also bei denen das Arbeitsentgelt regelmäßig nicht
520 €/ Monat übersteigt, oder Arbeitgeber mit Arbeitnehmern in folgenden Wirtschaftsbereichen oder Wirtschaftszweigen nach § 2a SchwarzArbG sind dazu verpflichtet die tägliche Arbeitszeit zu dokumentieren:
- Baugewerbe,
- Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe,
- Personenbeförderungsgewerbe,
- Speditions-, Transport- und damit verbundenen Logistikgewerbe,
- Schaustellergewerbe,
- Unternehmen der Forstwirtschaft,
- Gebäudereinigungsgewerbe,
- Unternehmen, die sich am Auf- und Abbau von Messen und Ausstellungen beteiligen,
- Unternehmen der Fleischwirtschaft.
Was muss dokumentiert werden?
- Name des Mitarbeiters
- Beginn der Arbeit
- Ende der Arbeit
- Dauer der Arbeitszeit (abzüglich der Pause)
Im Falle einer Betriebsprüfung durch den Zoll, müssen die Stundenzettel den Prüfern ausgehändigt werden. Es ist also ratsam, den Ausdruck im Betrieb aufzubewahren oder die Aufzeichnung im PDF Format zu speichern.
Für die Richtigkeit der Aufzeichnung ist nämlich der Arbeitgeber verantwortlich.
Unterschriften des Arbeitgebers oder des Arbeitnehmers sind nicht erforderlich.
Herausforderungen bei der Excel-Arbeitszeiterfassung:
Selbstverständlich kann man für die Erfassung und Dokumentation der Arbeitszeiten eine Stundenzettel Vorlage verwenden.
Allerdings sollte man auch die Herausforderungen betrachten, die erfahrungsgemäß bei der Excel Arbeitszeiterfassung regelmäßig auftreten.
Oft wird die Erfassung nämlich eher aufwändiger, da diverse Kopien von den Dokumenten entstehen.
So ist die selbe Tabelle im Betrieb als Zeitnachweis, Stundenliste oder Stundenerfassung im Umlauf.
Änderungen sind kaum nachvollziehbar und sofern die Datei nicht gesichert ist, können kleine Unachtsamkeiten oder Anpassungen einer Formel in bestimmten Zellen schnell dazu führen, dass die gesamte Zeiterfassung in Excel nicht mehr funktioniert.
