Online Dienstplaner und Zeiterfassung für Kitas

Für die Personalplanung in Kitas und Kindergärten eignet sich eine cloudbasierte Lösung, die Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung in einer Anwendung bündelt. ShiftJuggler wurde dafür entwickelt und unterstützt sowohl einzelne Einrichtungen als auch große Träger mit mehreren Kitas. Vollzeit-, Teilzeitkräfte und Aushilfen lassen sich gemeinsam planen, Verfügbarkeiten und Frei-Wünsche fließen direkt in den Dienstplan ein. Beispielsweise können Vorbereitungszeiten als eigene Einsatzart berücksichtigt werden, sodass pädagogische und administrative Tätigkeiten transparent voneinander getrennt sind.

Der Schichtplaner zeigt jederzeit, wer in welcher Gruppe und zu welcher Uhrzeit eingeplant ist. Durch die integrierte Konfliktprüfung erkennen Sie sofort, wenn Personalengpässe entstehen — etwa weil ein Urlaubsantrag mit einer geplanten Schicht kollidiert oder die Fachkraft-Kind-Relation unterschritten würde. Dadurch lässt sich die geforderte Personalstärke während der gesamten Öffnungszeiten zuverlässig planen. Zusätzlich können Sie Vorbereitungszeiten und mittelbare pädagogische Arbeit separat ausweisen, sodass die reine Betreuungszeit klar abgrenzbar bleibt.

Offene Schichten lassen sich in ShiftJuggler mit einem Klick freigeben. Geeignete Mitarbeitende sehen die Schicht in der kostenlosen ShiftJuggler-App und können sie selbst übernehmen — ohne Telefonkette, ohne WhatsApp-Gruppen. So entsteht faktisch ein interner Springerpool, der besonders bei kurzfristigen Krankheitsausfällen wertvoll ist. Außerdem werden Urlaubsanträge digital gestellt und genehmigt, sodass langfristige Abwesenheiten frühzeitig sichtbar werden und die Vertretungsplanung rechtzeitig anstoßen können.

ShiftJuggler bietet mehrere Wege der Zeiterfassung: über die ShiftJuggler-App auf dem Smartphone, per Stempeluhr-App am Tablet im Personalraum, über ein klassisches Zeiterfassungsterminal oder durch das einfache Bestätigen geplanter Schichten. Die erfassten Zeiten fließen automatisch in das Arbeitszeitkonto und werden dort gegen die Sollarbeitszeit verrechnet. Dadurch erfüllen Kita-Träger die Dokumentationspflicht nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) und behalten gleichzeitig Überstunden, Minusstunden und Zuschläge transparent im Blick.

Ja. ShiftJuggler ist sowohl für Einzeleinrichtungen als auch für Träger mit mehreren Kitas geeignet. Standorte und Arbeitsbereiche lassen sich ohne Limit anlegen, und über rollenbasierte Berechtigungen entscheiden Sie, wer welche Einrichtung sehen und planen darf. Eine Leitung verantwortet beispielsweise nur ihre Kita, während die Trägerverwaltung übergreifend auswerten kann. Dadurch bleibt die Verwaltung zentral, die operative Planung jedoch in der Hand der jeweiligen Einrichtung.

Über die kostenlose ShiftJuggler-App haben Erzieherinnen und Erzieher ihren aktuellen Dienstplan, ihre Abwesenheiten und ihren Resturlaubsanspruch jederzeit im Blick. Sie können Urlaubsanträge direkt aus der App stellen, offene Schichten übernehmen und ihre Arbeitszeit erfassen. Zusätzlich lässt sich der persönliche Schichtplan als Kalender-Abonnement (iCal/ICS) in Google Kalender, Apple Kalender oder Outlook integrieren — so erscheinen Dienste automatisch im privaten Kalender, ohne dass etwas manuell übertragen werden muss.

Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt auf Servern in Deutschland, der Betrieb läuft DSGVO-konform. SSH Online-Services GmbH baut derzeit ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO/IEC 27001 auf, begleitet durch die intersoft consulting services AG. Für Kita-Träger ist das besonders relevant, weil Personaldaten, Gesundheitsangaben (z. B. Krankmeldungen) und Arbeitszeitnachweise besonderen Schutz erfordern. Detaillierte Informationen zu unseren Sicherheitsmaßnahmen finden Sie auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.