Fehlzeiten reduzieren

Wie proaktive Einsatzplanung Ausfälle vermeidbar macht

Fast jedes Unternehmen kennt das. Fehlzeiten kosten nicht nur Geld – sie belasten das Team, verringern die Produktivität und sorgen für Stress in der Organisation.
Viele Unternehmen reagieren oft erst, wenn der Krankenstand schon steigt.
Doch es geht auch anders: Wer die Personaleinsatzplanung strategisch denkt und proaktiv umsetzt, kann Fehlzeiten deutlich reduzieren – und das auf nachhaltige Weise.

Warum klassische Dienstpläne oft Ausfälle begünstigen

In vielen Betrieben werden Einsatzpläne kurzfristig und mit wenig Puffer erstellt. Oft geschieht dies ohne Rücksicht auf individuelle Bedürfnisse oder die Belastung der Mitarbeiter.
Die Folge:

• Unregelmäßige Arbeitszeit

• Fehlender Planbarkeit für Mitarbeitende

• Überlastung durch Mehrarbeit oder Personalmangel

Diese Faktoren erhöhen das Risiko für Stress, Unzufriedenheit im Team und letztlich Krankheitstage.

Der Schlüssel: Proaktive Einsatzplanung

Statt nur Schichten zu verteilen, zielt eine proaktive Planung darauf ab, vorausschauend zu handeln, also:

• Ausfälle vorherzusehen und abzufedern

• Die Belastung gleichmäßig im Team zu verteilen

• Urlaub, Wünsche und Wiederholungsmuster frühzeitig zu berücksichtigen

• Gesundheitsfördernde Schichtmuster (z. B. keine aufeinanderfolgenden Nachtschichten) umsetzen

So entsteht ein Plan, der Mitarbeitende nicht nur einteilt, sondern auch entlastet.

Maßnahmen, um Fehlzeiten zu reduzieren

1. Mitarbeiterwünsche einbeziehen

Berücksichtigen Sie die Wünsche und Bedürfnisse Ihres Teams bei der Dienstplanung. Mitarbeitende fühlen sich wertgeschätzt und sind oft weniger dazu geneigt, sich kurzfristig abzumelden.

2. Arbeitszeit „gerecht“ verteilen

Verteilen Sie die Arbeitslast und unbeliebte Schichten gleichmäßig im gesamten Team. So senken Sie die Gefahr, dass sich Mitarbeitende ungerecht behandelt fühlen.

3. Frühzeitig planen

Schaffen Sie Sicherheit und Planbarkeit für Ihr Team. Ein Dienstplan sollte frühzeitig veröffentlicht werden, um das Risiko spontaner Ausfälle z.B. durch Kollisionen mit privaten Terminen zu vermeiden.

4. Transparenz schaffen

Digitale Online Schichtplaner bieten Ihnen die Möglichkeit, die Mitarbeitenden aktiv an der Planung zu beteiligen. So schaffen Sie Vertrauen und reduzieren Missverständnisse.

Fehlzeiten reduzieren beginnt mit smarter Planung

Wer Fehlzeiten wirklich reduzieren will, muss nicht nur verwalten, sondern gestalten:
Arbeitszeiten, die zum Leben der Mitarbeitenden passen, verringern die Belastung, fördern die Gesundheit und steigern die Zufriedenheit im Team.
Der erste Schritt ist eine proaktive Einsatzplanung, die transparent, flexibel und mitarbeiterorientiert ist.