Personaleinsatzplanung
endlich einfach
Mit ShiftJuggler planen Sie Ihr Personal effizient und übersichtlich
Personaleinsatzplanung
Intelligent planen
Unternehmen müssen Ihre Ressourcen effizient planen. Das gilt besonders für Ihre Mitarbeiter.
Bei der Personaleinsatzplanung ist es eine große Herausforderung den Personalbedarf, die Qualifikation und Verfügbarkeit des Teams miteinander in Einklang zu bringen.
ShiftJuggler unterstützt Sie dabei gleich auf mehreren Ebenen und sorgt dafür, dass jederzeit die richtige Person am richtigen Ort ist.
Personaleinsatzplanung
mit ShiftJuggler
Effizient planen, flexibel reagieren – Ihre gesamte Einsatzplanung in einem Tool.
Übersichtliche Einsatzplanung
Mit ShiftJuggler erstellen Sie Ihren Schichtplan besonders einfach. Sie planen die Einsatzzeit und legen den Personalbedarf fest.
Regelmäßige Einsätze können Sie kopieren, wiederholen oder als Vorlagen speichern.
Das Gute: Das Personaleinsatzplanungstool prüft bei der Besetzung der Schichten die Verfügbarkeiten und Qualifikationen automatisch und weist Sie auf mögliche Fehlplanungen hin.
Intuitives
Fehlzeitenmanagement
Die Verfügbarkeit des Personals ist ein wesentlicher Faktor bei der Personaleinsatzplanung.
ShiftJuggler unterstützt Sie auch dabei und bietet eine intuitive Abwesenheitsverwaltung an.
Das Tool erkennt Kollisionen mit bereits geplanten Einsätzen.
So können Sie z.B. bei Krankmeldungen schnell gegensteuern und Ersatz einplanen.
Unbürokratische Zeiterfassung
Als zusätzliche Ergänzung bietet ShiftJuggler Ihnen und Ihren Mitarbeitenden verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen.
So kommen Unternehmen Ihrer Dokumentationspflicht nach und erkennen Abweichungen zwischen geplanter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit.
Auf Basis all dieser Informationen führt das Programm je Mitarbeiter automatisch ein Arbeitszeitkonto.
Kostenlose Mitarbeiter-App
Damit Ihre Einsatzplanung auch bei Ihren Mitarbeitern ankommt, bieten wir eine kostenlose App.
So ist der Schichtplan jederzeit aktuell verfügbar.
Zudem können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen, Zeiten erfassen und die eigenen Arbeitszeitkonten einsehen.
So wird die Personaleinsatzplanung mobil und transparent für alle.
Ihre Vorteile
Unser Personalplanungs-Tool hilft Unternehmen durch die intelligente Prüfung Ihrer Planungsregeln.
Alle relevanten Informationen zur Verfügbarkeit und Auslastung Ihrer Mitarbeiter haben Sie jederzeit im Blick.
Sie gewinnen mehr Übersicht, sparen Zeit und vermeiden Fehler.
Das gibt’s noch:
- Standorte & Arbeitsbereiche
- Individuelle Benutzerrechte
- Zuschläge & Feiertage
- Schichtfolgen
- Server in der BRD
- Datenschutz gemäß DSGVO
Jetzt ShiftJuggler
kostenlos für 30 Tage ausprobieren!
Testen Sie die Personaleinsatzplanung kostenlos und unverbindlich.
Der Testzeitraum endet automatisch und muss nicht gekündigt werden.
Personaleinsatzplanung, Schichtplanung und Dienstplanung – wo liegt der Unterschied?
Die Begriffe Personaleinsatzplanung, Schichtplanung und Dienstplanung werden im Alltag oft gleichbedeutend verwendet. Tatsächlich beschreiben sie jedoch unterschiedliche Ebenen desselben Prozesses.
Personaleinsatzplanung ist der übergeordnete Begriff. Sie umfasst die gesamte strategische und operative Steuerung des Personals: Wer wird wann, wo und mit welcher Qualifikation eingesetzt? Dabei fließen Verfügbarkeiten, Arbeitszeitkonten, gesetzliche Vorgaben und betriebliche Anforderungen gleichermaßen ein.
Die Schichtplanung ist ein konkreter Teilbereich davon. Hier geht es um die Erstellung und Verwaltung von Schichten – also die Frage, wer in welchem Zeitblock arbeitet. Sie ist besonders relevant für Betriebe mit Früh-, Spät- und Nachtschichten oder wechselnden Einsatzzeiten.
Die Dienstplanung wiederum fokussiert sich auf die Zuweisung konkreter Dienste an einzelne Mitarbeitende – typischerweise in Branchen wie der Pflege, Kitas oder Arztpraxen, wo feste Dienstfolgen eine zentrale Rolle spielen.
ShiftJuggler verbindet alle drei Ebenen in einem Tool – und macht damit Schluss mit dem Wechsel zwischen verschiedenen Programmen, Tabellen und Zetteln.
Fragen & Antworten zur Personaleinsatzplanung
Die Personaleinsatzplanung (PEP) ist die strategische Zuordnung von Mitarbeitenden zu Schichten und Arbeitsplätzen, basierend auf Personalbedarf, Verfügbarkeit und Qualifikation des Teams. Ziel ist es, die richtigen Personen zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen – und zwar so, dass gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten zuverlässig eingehalten werden.
In der Praxis bedeutet das, einen Schichtplan zu erstellen, der Personalbedarf, Mitarbeiterwünsche und betriebliche Anforderungen miteinander in Einklang bringt.
Die Personaleinsatzplanung verfolgt mehrere ineinandergreifende Ziele:
- Sicherstellung eines reibungslosen Betriebes durch passgenaue Besetzung jeder Schicht
- Vermeidung von Über- oder Unterbesetzungen, die Kosten oder Engpässe verursachen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Pausenregelungen nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
- Berücksichtigung von Mitarbeiterwünschen und Verfügbarkeiten, um die Zufriedenheit im Team zu steigern und Fluktuation zu reduzieren
Eine digitale Personaleinsatzplanung wie ShiftJuggler unterstützt diese Ziele durch automatische Konfliktprüfung und Echtzeit-Übersicht über Verfügbarkeiten, Qualifikationen und gesetzliche Regelungen.
Die größten Herausforderungen in der Personaleinsatzplanung sind:
- Kurzfristige Ausfälle durch Krankmeldungen, die schnelle Ersatzplanung erfordern
- Saisonale Schwankungen im Personalbedarf, etwa Urlaubszeit oder Hochsaison
- Qualifikationsabgleich – die richtige Schicht braucht die richtige Person mit der passenden Berechtigung oder Ausbildung
- Mitarbeiterpräferenzen wie Verfügbarkeiten, Arbeitszeitmodelle und Tausch-Wünsche
- Multi-Standort-Planung bei Unternehmen mit mehreren Niederlassungen
- Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie Arbeitszeitgesetz, Ruhezeiten und maximale Wochenarbeitszeit
ShiftJuggler adressiert diese Herausforderungen durch automatische Kollisionsprüfung, Qualifikationsmatching und rollenbasierte Berechtigungen für Standortleitungen.
Ein Personaleinsatzplanungstool ist eine Softwarelösung, die Unternehmen bei der Erstellung, Verwaltung und Optimierung von Einsatzplänen unterstützt. Moderne Tools wie ShiftJuggler prüfen automatisch die Verfügbarkeiten und Qualifikationen der Mitarbeitenden, weisen auf Konflikte hin und stellen sicher, dass gesetzliche Vorgaben wie das Arbeitszeitgesetz eingehalten werden.
Zusätzlich bietet eine cloudbasierte Lösung den Vorteil, dass Schichtpläne in Echtzeit aktualisiert werden und Mitarbeitende über einen Mitarbeiter-Self-Service auf ihre Schichten, Urlaubsanträge und das Arbeitszeitkonto zugreifen können – über die App oder den Browser.
Ein digitales Personaleinsatzplanungstool wirkt auf mehreren Ebenen:
- Zeitersparnis durch automatisierte Prozesse: Die Schichtplanerstellung dauert mit Vorlagen und Wiederholungen statt Stunden nur noch Minuten
- Reduzierung von Planungsfehlern: Konfliktprüfung und Kollisionsprüfung verhindern Doppelbelegungen, fehlende Qualifikationen oder Verstöße gegen Ruhezeiten
- Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit: Über den Mitarbeiter-Self-Service können Beschäftigte Verfügbarkeiten hinterlegen, Urlaubsanträge stellen und Schichten tauschen
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Soll-/Ist-Stunden, Pausenzeiten und Höchstarbeitszeiten werden automatisch geprüft und dokumentiert
- Transparente Kommunikation: Der aktuelle Schichtplan ist jederzeit per App oder über das Kalender-Abonnement (iCal/ICS) verfügbar
- Multi-Standort-Fähigkeit: Rollenbasierte Berechtigungen ermöglichen, dass jede Standortleitung nur ihre eigenen Schichten plant
Software für die Personaleinsatzplanung ist besonders nützlich für Unternehmen mit Schichtbetrieb, variablen Arbeitszeiten oder einem hohen Bedarf an flexibler Personalplanung. Typische Branchen sind:
- Hotellerie und Gastronomie mit wechselnden Schichten und saisonalen Spitzen
- Arztpraxen und Kliniken mit komplexen Teilzeitmodellen und Bereitschaftsdiensten
- Apotheken mit Schicht- und Notdienstplanung
- Pflege- und Sicherheitsdienste mit Außendienstmitarbeitenden
- Kitas und soziale Einrichtungen mit Fachkraft-Quoten und Vertretungsplanung
- Einzelhandel mit Öffnungszeiten-Abdeckung und Stoßzeitenplanung
ShiftJuggler bietet die Möglichkeit, die Personaleinsatzplanung 30 Tage kostenlos zu testen – ohne Eingabe von Zahlungsdaten und ohne automatische Verlängerung.
Moderne Personaleinsatzplanungstools wie ShiftJuggler unterstützen die Compliance auf mehreren Ebenen:
- Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Die Software prüft automatisch Höchstarbeitszeiten, Mindestruhezeiten zwischen Schichten und maximale Wochenarbeitszeit
- Pausenregelungen: Pflichtpausen ab bestimmter Arbeitsdauer werden automatisch berücksichtigt und in der Auswertung dokumentiert
- Dokumentationspflicht: Geplante und tatsächliche Arbeitszeiten sowie Pausen werden lückenlos erfasst – eine Grundlage für die Nachweispflicht nach dem BAG-Urteil 2022
- Soll-/Ist-Abgleich: Abweichungen zwischen geplanten und geleisteten Stunden sind in Echtzeit sichtbar
- Rollenbasierte Berechtigungen: Personenbezogene Daten sind DSGVO-konform geschützt; Vorgesetzte sehen nur Daten ihres Verantwortungsbereichs
Damit minimieren Unternehmen Compliance-Risiken und sparen sich den manuellen Aufwand für die Arbeitszeit-Dokumentation.
Wie können wir Ihnen helfen?
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Unser Team steht Ihnen gerne zur Verfügung!
Wir besprechen all Ihre Anliegen und finden die passenden Lösungen für Sie.
