Urlaub beantragen
Urlaub ist schön und in den meisten Fällen auch recht erholsam. Hat man sich erst einmal mit der Familie über das Reiseziel geeinigt, die Unterkunft gebucht und die Koffer gepackt, kann die Reise losgehen. Berufstätige müssen vorab noch den Urlaub beantragen. Was dabei zu beachten ist, wie man einen Urlaubsantrag stellt und in welchen Fällen ein Urlaubsantrag auch einmal abgelehnt werden darf, fassen wir hier zusammen.
Vorgaben und Fristen beim Beantragen von Urlaub
Bevor wir darauf eingehen, wie Sie Urlaub beantragen beziehungsweise einen Urlaubsantrag stellen, erklären wir einige nicht ganz unwichtige Dinge, die in diesem Zusammenhang ebenfalls wichtig sind.
Wir steigen mal ein mit den wichtigsten Vorgaben zum Mindesturlaub, Fristen und Genehmigungspflichten.
Diese sind im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt.
Mindesturlaubsanspruch
Grundsätzlich ist ein gesetzlicher Mindesturlaubsanspruch zu berücksichtigen. Der Urlaubsanspruch beträgt 24 Werktage (bei einer 6-Tage-Woche) bzw. 20 Tage bei einer 5-Tage-Woche.
Wartezeit
Der volle Urlaubsanspruch wird lt. §6 (Wartezeit) erstmalig nach sechsmonatigem Bestehen des Arbeitsverhältnisses erworben.
Falls es Sie interessieren sollte, wie Sie Ihren Urlaubsanspruch berechnen, wenn Sie in Teilzeit arbeiten oder im Lauf eines Jahres in das Arbeitsverhältnis eintreten, finden Sie auf unserer Seite mit dem Urlaubsrechner weitere Informationen.
Anspruchszeitraum
§ 7 Absatz 3 BUrlG besagt, dass der Jahresurlaub grundsätzlich im Kalenderjahr genommen werden muss. Es gibt aber auch Ausnahmen, in denen ein Übertrag ins Folgejahr möglich ist.
Das ist beispielsweise aus dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen (z.B. bei Krankheit) möglich.
In diesen Fällen muss der Resturlaub bis zum 31. März des Folgejahres genommen werden. Ansonsten verfällt der Urlaubsanspruch.
Urlaub beantragen und genehmigen
Wie wird ein Urlaubsantrag gestellt?
Kommen wir jetzt zum Urlaubsantrag. Ein Antrag auf Erholungsurlaub sollte schriftlich gestellt werden. Manchmal reicht eine einfache E-Mail an die Personalabteilung, in anderen Fällen müssen digitale Tools dafür genutzt werden.
Dabei sind neben dem Namen auch der genaue Zeitraum, also zumindest das Start- und Enddatum zu nennen.
In einigen Unternehmen gibt es darüber hinaus weitere Vorgaben. Gibt es eine Vertretungsregelung, muss oft eine Person genannt werden, die die eigenen Aufgaben in dieser Zeit übernehmen kann.
Frist für das Stellen eines Urlaubsantrags
Es gibt im Bundesurlaubsgesetz keine gesetzliche Regelung dazu, welche Frist für einen Urlaubsantrag gilt.
Allerdings können Unternehmen solche Fristen individuell vereinbaren und damit sicherstellen, dass ein Urlaubsantrag beispielsweise 4 Wochen vor dem Beginn des Urlaubs gestellt werden muss.
Es ist zu empfehlen, solche Regelungen klar zu kommunizieren, um Streitigkeiten zu vermeiden.
Frist zur Bearbeitung eines Urlaubsantrags
Wenn es gut läuft, wird der Urlaubsantrag genehmigt. Auch hier gibt es jedoch keine Frist, innerhalb der der Arbeitgeber den Urlaubsantrag bearbeiten muss.
Um Planungssicherheit für die Mitarbeitenden zu gewährleisten, sollten Urlaubsanträge aber „zeitnah“ bearbeitet werden. In der Regel ist ein Zeitraum von wenigen Tagen bis zu zwei Wochen gängig.
Wann darf ein Urlaubsantrag abgelehnt werden?
Wird ein Urlaubsantrag gestellt, so ist dieser in der Regel auch zu genehmigen. Das Bundesurlaubsgesetz regelt in §7:
„Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu berücksichtigen, es sei denn, dass ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen, entgegenstehen.“
Zulässige Ablehnungsgründe wären demnach:
- Personalmangel durch parallel geplante Urlaube in kritischen Zeiten.
- ein gefährdeter Betriebsablauf (z. B. wichtige Projekte, hohe saisonale Nachfrage, Jahresabschlussarbeiten).
- dringende Kundenaufträge, die das Unternehmen nicht verschieben kann.
Hat der Arbeitgeber den Urlaubsantrag abgelehnt, muss er diese Absage begründen und eine Alternative vorschlagen.
Urlaub genehmigen
Wer hat Vorrang?
Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen können spezifische Regelungen zur Priorisierung enthalten. Eine der gängigsten Regelungen betrifft Eltern von schulpflichtigen Kindern.
Es ist sozial üblich, dass diese Personen zumindest in den Schulferien Vorrang bei der Genehmigung von Urlaubsanträgen haben. (Es ist aber nicht gesetzlich geregelt!).
Software-Lösungen für die Urlaubsverwaltung
In kleinen Betrieben ist die Verwaltung von Urlauben und anderen Abwesenheiten relativ einfach. Man stimmt sich kurzfristig ab und die Entscheidungswege sind kurz.
Die Verwaltung von Urlauben wird jedoch ungleich höher, je größer das Unternehmen ist.
Hier bieten sich digitale Urlaubsplaner an, die nicht nur dem Unternehmen, sondern auch den Mitarbeitenden viele Vorteile bieten.
Sie bieten eine hervorragende Übersicht, berechnen Urlaubsansprüche automatisch und bieten darüber hinaus die Möglichkeit, Urlaubsanträge digital per App zu stellen.
Bei der Bearbeitung werden Hinweise auf bereits geplante Dienste, parallele Abwesenheiten und viele weitere Informationen transparent zur Verfügung gestellt.
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