Das Problem ist branchenübergreifend immer gleich: Jeder Dienstplan wird kurz nachdem er veröffentlicht wurde kritisch beäugt, diskutiert, beanstandet und in einigen Fällen gleich wieder neu geschrieben.
Warum ist das so und was muss ich bei der Dienstplanung beachten?
Die Anforderungen an einen Dienstplan sind vielfältig
Dienstplanung klingt für Viele nicht sehr spannend oder herausfordernd.
Allerdings sollten beim „Füllen“ des Dienstplans bzw. der Zuteilung der Mitarbeiter in den Dienstplan verschiedene Kriterien beachtet werden, die das Schreiben eines Dienstplans oft sehr komplex werden lässt. Welche Kriterien sind das?
1. Gesetzliche Regelungen
Zuerst einmal ist der Dienstplaner dazu angehalten gesetzliche Regelungen bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Dinge wie Ruhezeiten, maximale Arbeitszeit, Pausenlänge und vieles andere mehr sind zu beachten.
2. Qualifikationen
Verschiedene Arbeiten bzw. Arbeitsbereiche erfordern spezielle Qualifikationen oder Schulungen der Mitarbeiter, sodass nicht immer jeder Mitarbeiter jeden anderen ersetzen kann. An bestimmten Tagen ist vielleicht der erfahrene Kollege eine bessere Besetzung als die Auszubildende.
Wer zu welcher Schicht passt ist also oft nicht trivial und aus dem Bauch heraus zu entscheiden.
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3. Betriebliche Regelungen und Arbeitsverträge
Arbeitsvertraglich festgehaltene Arbeitszeiten sollen eingehalten werden. Vielleicht gibt es für einzelne Mitarbeiter sogar individuelle Vereinbarungen, die von den gesetzlichen Regelungen abweichen?
4. Abwesenheiten, Urlaub, Fortbildung etc.
Als wären die Punkte 1-3 nicht schon umfangreich genug, kommen oft mehr oder weniger lange im Voraus bekannte Abwesenheiten der Mitarbeiter hinzu. Ist der Azubi in dieser Woche in der Schule, wie lange ist Frau Müller noch krank und wann kommt Herr Genc aus dem Urlaub?
Wer die Herausforderung liebt, geht zusätzlich auf Wünsche der Mitarbeiter ein und ermöglicht flexible Arbeitszeiten, die oft mit hohem (Verwaltungs-) Mehraufwand verbunden sind.
Jeder, der schon einmal einen Dienstplan erstellt hat, kennt diese Anforderungen und das damit verbundene Leid. Man kann sich oft noch so viel Mühe geben – am Ende wurde irgendwo eine Abwesenheit vergessen, ein Mitarbeiter wurde kurzfristig krank oder ein anderer Flüchtigkeitsfehler begangen und schon stürzt das gerade errichtete Kartenhaus schon wieder zusammen.
Kann man all diese Regeln automatisch bei der Dienstplanung beachten?
Das ist der Grund, warum wir ShiftJuggler entwickeln. Eine intuitive Software für die Dienstplanung, Urlaubsverwaltung und Zeiterfassung.
