Was man bei der Dienstplanung so alles beachten muss

Das Problem ist branchenübergreifend immer gleich: Jeder Dienstplan wird kurz nachdem er veröffentlicht wurde kritisch beäugt, diskutiert, beanstandet und in einigen Fällen wird der Plan gleich wieder neu geschrieben.
Aber warum ist das eigentlich so?

In diesem Artikel beschreiben wir, welche Herausforderungen es beim Erstellen von Dienstplänen gibt und welche Kriterien Sie bei der Dienstplanung beachten sollten.

Das sollten Sie bei der Dienstplanung beachten

Die Anforderungen an einen Dienstplan sind vielfältig.
Dienstplanung klingt für Viele nicht sehr spannend oder herausfordernd.
 Allerdings sollten beim „Füllen“ des Dienstplans bzw. der Zuteilung der Mitarbeiter im Dienstplan verschiedene Kriterien beachtet werden, die das Schreiben eines Dienstplans oft sehr komplex werden lässt. Welche Kriterien sind das?

1. Gesetzliche Regelungen

Zuerst einmal ist der Dienstplaner dazu angehalten, gesetzliche Regelungen bei der Dienstplanung zu berücksichtigen. Dinge wie Ruhezeiten, maximale Arbeitszeit, Pausenlänge und vieles andere mehr sind zu beachten. Viele wichtige Informationen zu den gesetzlichen Regelungen findet man beispielsweise im Arbeitszeitgesetz.

2. Qualifikationen

Verschiedene Arbeiten bzw. Arbeitsbereiche erfordern spezielle Qualifikationen oder Schulungen der Mitarbeiter, sodass nicht immer jeder Mitarbeiter jeden anderen ersetzen kann. An bestimmten Tagen ist vielleicht der erfahrene Kollege eine bessere Besetzung im Plan als die Auszubildende. 
Wer zu welcher Schicht passt, ist also oft nicht trivial und aus dem Bauch heraus zu entscheiden.

3. Betriebliche Regelungen und Arbeitsverträge

Arbeitsvertraglich festgehaltene Arbeitszeiten sollen eingehalten werden. Vielleicht gibt es für einzelne Mitarbeiter sogar individuelle Vereinbarungen, die von den gesetzlichen Regelungen abweichen? Nicht jede Person arbeitet an fünf Tagen jeweils acht Stunden.

4. Abwesenheiten,
Urlaub, Fortbildung etc.

Als wären die Punkte 1-3 nicht schon umfangreich genug, kommen oft mehr oder weniger lange im Voraus bekannte Abwesenheiten der Mitarbeiter hinzu. Ist der Azubi in dieser Woche in der Schule, wie lange ist Frau Müller noch krank und wann kommt Herr Genc aus dem Urlaub?
Wer die Herausforderung liebt, geht zusätzlich auf Wünsche der Mitarbeiter ein und ermöglicht flexible Arbeitszeiten, die oft mit hohem (Verwaltungs-) Mehraufwand verbunden sind.
Jeder, der schon einmal einen Dienstplan erstellt hat, kennt diese Anforderungen und das damit verbundene Leid. Man kann sich oft noch so viel Mühe geben – am Ende wurde irgendwo eine Abwesenheit vergessen, ein Mitarbeiter wurde kurzfristig krank oder ein anderer Flüchtigkeitsfehler begangen und schon stürzt das gerade errichtete Kartenhaus schon wieder zusammen.

Checkliste Dienstplanung

In unserer Checkliste für eine gute Dienstplanung haben wir über 20 Punkte zusammengestellt, die beim Schreiben von Dienstplänen relevant sind.

Diesen Leitfaden für die Dienstplanung können Sie hier kostenlos downloaden.

Jetzt kostenlos herunterladen

Wie kann ich diese
Herausforderungen bei der Dienstplanung lösen?

Es gibt eine Vielzahl von Tools, mit denen man Dienstpläne online erstellen kann. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass viele Regeln, aber auch Abwesenheiten und Mitarbeiterwünsche bei der Dienstplanung automatisch berücksichtigt werden. Die Software bietet dann für die Planung nur die Personen an, die aufgrund von definierbaren Regeln, geplanten Abwesenheiten, Qualifikationen und weiteren Kriterien zu einer Schicht passen. Hier übernimmt die Software die Arbeit.
Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern führt auch zu mehr Zufriedenheit im Team und Sicherheit im Unternehmen.