4 Wege Dienstpläne zu erstellen

Schnell mal den Dienstplan erstellen ist zwar einfach gesagt, es wird jedoch schnell zu einer großen Herausforderung. Ebenso umfangreich, wie die Anforderungen an den Dienstplan, sind die verschiedenen Lösungswege.
In vielen Fällen ist die Vorgehensweise bei der Erstellung des Dienstplans individuell im Betrieb entstanden. Viele Verantwortliche für Dienst- und Schichtpläne sind zwar oft nicht zufrieden damit, scheuen sich aber, sie zu ändern. Die Angst ein mühevoll entwickeltes, leidlich funktionierendes Vorgehen zu ändern ist groß.
Wir möchten hier gängige Herangehensweisen bei der Dienstplanerstellung vorstellen und gehen dabei auf die Vor- und Nachteile ein.

Mit ShiftJuggler online den Dienstplan erstellen

Dienstplan erstellen im Team

Wahrscheinlich eine der verbreitetsten Vorgehensweise, insbesondere in kleinen Betrieben.
Im einfachsten Fall tragen sich Mitarbeiter selbst in den Dienstplan ein. Blanko-Dienstpläne hängen im Betrieb aus, damit Mitarbeiter sich eigenständig für Dienste eintragen können.
Der Manager greift nur dann ein, wenn einzelne Dienste nicht besetzt, oder Mitarbeiter ausgefallen sind.
Die Abstimmung unter den Mitarbeiter ist zumeist recht zeitaufwändig. In vielen Fällen werden (bezahlte) „Dienstplantreffen“ organisiert, während derer sich die Angstellten abstimmen und den Dienstplan erstellen können.
Die Angestellten sehen in der großen Flexibilität und der Möglichkeit sich für Dienste selbst einteilen zu können als großen Vorteil dieser Vorgehensweise.

Den Letzten beißen die Hunde

Allerdings ist der Einfluss des Managements bei diesem Verfahren eher gering. Der Abstimmungsprozess ist zeit- und kostenaufwändig. Beliebte Dienste sind in der Regel am schnellsten besetzt, während Dienste am Wochenende, an Brückentagen oder nach der betreiblichen Weihnachtsfeier oft nur mit Mühe und gutem Zureden zu besetzen sind.

Die Verteilung der Dienste ist daher oft unausgeglichen, was zu Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führt.
Zwar wird die Verantwortung für die Erstellung des Dienstplans an die Mitarbeiter übertragen, Kontroll- und Steuerungsmöglichkeiten werden aber in diesem Zuge ebenfalls aus der Hand gegeben.

Whiteboard, Stift, Papier und Co

Eine weitere, verbreitete Vorgehensweise, wenn es um die Schichtplanung geht. Ein Mitarbeiter oder Abteilungsleiter ist für die Erstellung des Dienstplans verantwortlich und hat die Aufgabe verschiedenste Kriterien dabei zu beachten.
Wünsche und individuelle Anfragen der Mitarbeiter liegen in unterschiedlichster Form vor. E-Mails mit Urlaubswünschen, Post-Its mit Geburtstagen der Großeltern, SMS und persönliche Anfragen in der Mittagspause sollen berücksichtigt werden. Darüber hinaus gibt es gesetzliche, oder betriebliche Regelungen, wie Ruhezeiten, maximale Arbeitszeiten etc. pp. die die Dienstplangestaltung noch komplexer machen.

Ein Puzzle mit vielen Teilen

Unzählige Kriterien fließen bei der Entscheidung wer für welchen Dienst in Frage kommt zusammen. Der Zeitaufwand ist groß und das Vorgehen oft sehr fehleranfällig. Wenn am Ende dieses Prozesses der Dienstplan veröffentlicht wird und Fehler erkannt werden, bricht oft das ganze Konstrukt in sich zusammen, da sich Folgefehler oder -Probleme durch den gesamten Dienstplan ziehen.
Die Aufgabe ist so komplex, dass oft nur die nötigsten Kriterien eingehalten werden (können). Eine optimale Verteilung, abhängig von individueller Qualifikation, Über- und Unterstundenbudets etc. bleibt fast immer auf der Strecke.
Die Verteilung von Dienstplänen ist schwierig. Unterschiedlich aktuelle Versionen des Plans verunsichern und verwirren das Personal.
Der Druck auf den verantwortlichen Personen, die den Dienstplan erstellen ist enorm.

Über die reinen Personalkosten für den/die zuständigen Dienstplaner hinaus entstehen keine weiteren Kosten. Alle Werkzeuge, die für diese Variante der Dienstplanung benötigt werden liegen in der Regel in allen Betrieben vor. Man ist also örtlich flexibel und hat keine besonderen Anforderungen an Hard- oder Software.

Dienstplan erstellen mit Excel

Dass man mit manuellen Maßnahmen Dienstpläne nur mit großem Aufwand fehlerfrei gestalten kann ist nicht nur größeren Betrieben bekannt. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Excel-Erweiterungen, die von der Erstellung von Vorlagen bis hin zur Berechnung der Arbeitszeiten aller Mitarbeiter viele wertvolle Dienste leisten.
Korrekturen lassen sich sauber vornehmen und die Verteilung des Plans unter den Mitarbeitern ist via E-Mail und Ausdrucken schnell erledigt.
Die Darstellung des Schichtplans in Excel ist flexibel und übersichtlich.

Auf unserer Website bieten wir eine kostenlose Excel Dienstplan Vorlage zum Download

Nicht Alles was glänzt ist Gold

Leider erreicht man auch bei der Dienstplanung mit Excel früher oder später seine Grenzen. Kriterien, bei der Zuweisung der Mitarbeiter zu einzelnen Schichten müssen in den meisten Fällen noch manuell abgestimmt werden und Berechnungen von Arbeitszeit und Überstunden sind oft kompliziert. Man sollte sich gut mit dem Programm auskennen, wenn man Formeln und Verknüpfungen in einem Excel-Dienstplan ändert.
Die Kosten für Hard- und Software halten sich in Grenzen, da in den meisten Fällen ein Computer sowie die entsprechende Software in vielen Betrieben bereits vorhanden ist.

Dienstplan Software

Seit einiger Zeit gibt es immer mehr Firmen, die Dienste anbieten, mit denen man Dienstpläne online erstellen kann. Bei einigen Anbietern handelt es sich lediglich um Plattformen, auf denen fertige Dienstpläne im Internet publiziert werden können. Eine gute Sache, wenn sich oft und regelmäßig Änderungen am Dienstplan ergeben.

Die eierlegende Wollmilchsau – Dienstplan online erstellen

Mittlerweile gibt es Anwendungen, die sehr viel mehr Möglichkeiten bieten, als Dienstpläne „nur“ online anzusehen. Flexible Lösungen bieten dem Schichtplaner die Möglichkeit das  Betriebsumfeld individuell abzubilden. Standorte und Arbeitsbereiche können ebenso eingerichtet werden, wie individuelle Mitarbeiterprofile, über die die Angestellten Abwesenheiten pflegen und den Schichtplan als Abonnement auf Ihr Smartphone übertragen können. Bei der Einteilung der Mitarbeiter werden verschiedenste Planungskriterien wie maximale Arbeitszeit, Ruhezeiten und Abwesenheiten automatisch überprüft. Fehlplanungen werden so vermieden.
Änderungen am Dienstplan werden nicht nur online dargestellt, sondern auch an betroffene Mitarbeiter direkt per E-Mail kommuniziert.
Auf unserer Website www.shiftjuggler.com können Sie unsere Dienstplan-Software für 30 Tage kostenlos und unverbindlich erstellen.

Die meisten Programme, mit denen Sie den Dienstplan erstellen sind kostenpflichtig. Die Preise für Online-Anwendungen liegen im Schnitt bei ca. 2,00€ pro Mitarbeiter und Monat. Bei einigen Anbietern kommen pauschale Grundgebühren oder Aufpreise für spezielle Module, die den Funktionsumfang erweitern hinzu.
Da bei allen Anwendungen persönliche und betriebliche Daten übermittelt werden, sollte man einen Blick auf die Datenschutzmaßnahmen der Anbieter werfen, die zum Teil recht unterschiedlich behandelt werden.
Für die meisten Nutzer ist ein Wechsel zur Online-Dienstplanung eine mehr oder weniger große Umstellung. Allerdings werden Sie nach der Eingewöhnungszeit feststellen dass Sie für den Planungs- und Abstimmungsprozess nur noch einen Bruchteil der Zeit benötigen, die Sie zuvor für die Dienstplanung verwendet haben.
Die Software läuft auf einem externen Server, auf den die Kunden über Ihren Browser zugreifen. Es wird lediglich ein Computer mit Internet-Anschluss benötigt.

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Comments

  1. Viktoria Maisner

    Hallo zusammen,
    herzlichen Dank für diesen spannenden und informativen Beitrag zum Thema Erstellung eines Dienstplanes. Mein Mann und ich haben eine Firma für Facility Management und möchten in naher Zukunft eine neue Dienstplan Software anschaffen. Habt ihr hierzu auch Tipps?

  2. blog-administrator

    Hallo Frau Maisner,
    bitte entschuldigen Sie die späte Rückmeldung! Wenn Sie möchten, können wir uns gerne einmal telefonisch kurzschließen und zu Ihren Anforderungen an ein Dienstplan Programm für Facility-Management unterhalten.
    Unsere Software wird in verschiedenen Branchen für die Dienstplanung eingesetzt. Unsere Kontaktdaten finden Sie auf unserer Website https://www.shiftjuggler.com/

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