Excel Dienstplan Vorlage zum kostenlosen Download

Eine Excel Dienstplan Vorlage bietet Ihnen eine einfache und flexible Möglichkeit, Schichten in Ihrem Unternehmen zu planen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Excel einfache Pläne erstellen.
Wir erklären die Vor- und Nachteile der Dienstplanung mit Excel und warum es für viele Unternehmen eine beliebte Wahl ist.

Warum Excel für
Dienstpläne nutzen?

Die Excel Dienstplanung bringt einige Vorteile mit sich.
In vielen Unternehmen ist Excel sowieso vorhanden, wird rege genutzt und kann meist auch von ungeübten Nutzern schnell eingesetzt werden.
Das spart Kosten für spezielle Software für die Planung des Personals und bietet eine sehr hohe Flexibilität.

Mit einer vorgefertigten Dienstplan-Vorlage für Excel können Sie die Planung strukturiert und übersichtlich gestalten.

Allerdings eignet sich diese Methode eher für kleine und mittlere Unternehmen, die ohne zusätzliche Software auskommen möchten.

Vorteile und Nachteile der Dienstplanung mit Excel

Die Dienstplanung mit Excel bietet viele Vorteile, insbesondere für kleinere Teams oder Unternehmen, die eine flexible und kostengünstige Lösung suchen. Hier sind die wichtigsten Vor- und Nachteile im Überblick:

Vorteile der Excel Dienstplanung

1. Kostenlos und weit verbreitet
   Excel ist in vielen Unternehmen bereits vorhanden. Das spart Ihnen daher die Kosten für spezielle Dienstplan-Software.
2. Individuelle Anpassungsmöglichkeiten
   Mit Excel haben Sie die volle Kontrolle über die Gestaltung. Sie können unsere Excel-Dienstplan-Vorlage einfach herunterladen und nach Ihren Bedürfnissen anpassen.
3. Schneller Einstieg
   Die Nutzung von Excel erfordert keine besondere Einarbeitung. Viele kennen bereits die Grundfunktionen und können sofort mit der Planung beginnen.
4. Überblick und Struktur
   Mit der Dienstplan Excel-Vorlage behalten Sie den Überblick über die Schichten Ihrer Mitarbeiter. Formeln und Farbmarkierungen helfen Ihnen, Konflikte zu vermeiden.

Nachteile der Schichtplanung mit Excel

1. Hohe Fehleranfälligkeit
   Eine Excel Dienstplan Vorlage erfordert manuelle Eingaben, was zu Fehlern führen kann, wie beispielsweise doppelte Schichten oder Überschneidungen.
2. Keine Automatisierung
   Im Gegensatz zu spezialisierten Tools gibt es in Excel keine automatischen Prüfungen, Erinnerungen oder Benachrichtigungen bei Änderungen am Schichtplan.
3. Eingeschränkte Skalierbarkeit
   Für größere Teams oder komplexere Anforderungen kann es schnell unübersichtlich werden. Hier stoßen Sie mit einer einfachen Excel-Schichtplan-Vorlage an Ihre Grenzen.

Wie erstelle ich einen Dienstplan in Excel?

Im Prinzip ist es ganz simpel, mit Excel den Dienst- oder Schichtplan zu schreiben.
Sinnvollerweise tragen Sie in der ersten Zeile das Datum. Lassen Sie die Zelle A1 leer. Ob Sie nur den jeweiligen Wochentag oder das gesamte Datum im Format „Tag.Monat.Jahr“ eintragen, entscheiden sie selbst.

Als Nächstes sollten Sie sich überlegen, ob Sie je Zeile in der ersten Spalte darunter die Namen der Mitarbeiter oder Schichten schreiben. Das ist von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich.

Wenn Sie in der ersten Spalte die Mitarbeiternamen eingetragen haben, folgen in den Spalten daneben die Schichten, die am jeweiligen Tag für die Person vorgesehen sind.
Haben Sie in der ersten Spalte Ihre Schichten eingetragen, tragen Sie je Tag einfach die Namen der Personen ein, die Sie für die jeweilige Schicht planen möchten.

Für eine bessere Übersicht könnten Sie anschließend entweder Zellen mit denselben Mitarbeitern oder mit denselben Schichten farbig markieren.

Excel Dienstplan-Vorlage

Einfache Lösung für kleine Teams

Natürlich ist die oben beschriebene Art der Dienstplanung wirklich sehr simpel und stellt lediglich Ihre Planung grafisch dar.
Excel bietet aber weitaus mehr Möglichkeiten. Sie können benutzerdefinierte Formatierungen einstellen, Abhängigkeiten und Bedingungen durch Formeln abbilden oder mithilfe von VBA-Makros deutlich mehr aus dem Programm herausholen.
Dafür sind aber besonders gute Excel-Kenntnisse bis hin zu Programmierfähigkeiten erforderlich. Hilfe hierzu bieten unzählige Youtube-Videos.

Falls Sie nicht damit beschäftigen möchten, probieren Sie gerne einmal unsere Vorlage aus.

Unsere Dienstplan-Excel-Vorlage haben wir so eingerichtet, dass Sie Ihre Schichten und Ihr Team einmalig anlegen und anschließend bei der Planung nur noch aus den Auswahllisten wählen.

Kostenlose Excel Dienstplan-Vorlage herunterladen

Diese Vorlage bietet einen einfachen Wochenplan und ist sofort einsatzbereit. Probieren Sie es aus und erleichtern Sie sich den Einstieg in die Dienstplanung mit Excel!

Dienstplan-Software

Rundum sorglos Pakete

Auf die Grenzen der Schichtplanung mit Excel haben wir bereits mehrfach hingewiesen.
Viele Unternehmen haben Anforderungen an die Planung, die sie mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel nur in Teilen abbilden können.
Für diese Fälle bietet sich eine Dienstplan-Software an, die neben Dienstplan, Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung noch weitere Funktionen, wie Arbeitszeitkonten, Auswertungen und die automatische Berechnung von Zuschlägen bietet.