Zeiterfassung für Arztpraxen und Zahnarztpraxen
Digitale Arbeitszeiterfassung für Praxen, Zahnarztpraxen, MVZ und Ordinationen – per App, Stempeluhr-App oder Zeiterfassungsterminal, verbunden mit Dienstplan, Arbeitszeitkonto und Urlaubsverwaltung.
Vier Wege, die Arbeitszeit in Ihrer Praxis zu erfassen
Von der Mobile-App über die Stempeluhr-App am Praxis-Tablet bis zum Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip oder Fingerabdruck: Sie wählen den Weg, der zu Ihrem Praxisalltag passt – und kombinieren ihn jederzeit mit den anderen. Etwa Einstempeln am Terminal in der Praxis und Ausstempeln per App nach dem Hausbesuch.
Mobile-App
Mit der ShiftJuggler-App erfassen Ihre Mitarbeitenden die Arbeitszeit ortsunabhängig per Smartphone.
Das eignet sich besonders für Hausbesuche, Fortbildungen und Tätigkeiten außerhalb der Praxisräume. Die Zeiten stehen anschließend in Echtzeit im Praxis-Account bereit.
Planzeiten bestätigen
Sie planen Sprechstunden und Dienste ohnehin im Dienstplan? Dann bestätigt Ihr Team die geplante Arbeitszeit mit einem Klick. Weicht die tatsächliche Zeit ab, etwa wegen eines überzogenen Notfalls, passt Ihr Team sie am PC oder am Handy an. Somit ist die Erfassung mit minimalem Aufwand erledigt.
Stempeluhr-App
Die Stempeluhr-App installieren Sie auf einem Tablet in Ihrer Praxis. Ihr Team meldet sich per PIN an und stempelt ein und aus. Dadurch entsteht eine feste Erfassungsstelle an der Anmeldung, ohne dass Sie zusätzliche Hardware anschaffen müssen.
Buchbar als kostenpflichtige Erweiterung.
Zeiterfassungs-
terminal
Das Terminal erfasst die Zeiten per RFID-Chip oder per Fingerabdruck. Diese Variante eignet sich, wenn Sie eine eindeutige personenbezogene Zuordnung ohne Smartphone oder Tablet benötigen.
Die Zeiterfassungsterminals beziehen Sie direkt über uns. Wir konfigurieren jedes Gerät vorab für Ihre Praxis, sodass Sie es vor Ort nur noch anschließen und per LAN oder WLAN verbinden. Ein Technikereinsatz ist somit nicht erforderlich.
Buchbar als kostenpflichtige Erweiterung.
Da sich die Terminals individuell konfigurieren lassen, beraten wir Sie dazu gerne persönlich.
Einstellungen & Optionen
Alle Erfassungswege lassen sich einzeln oder in Kombination nutzen. Darüber hinaus passen Sie die Zeiterfassung an die Abläufe Ihrer Praxis an:
- Rollenbasierte Berechtigungen je Funktion
- Individuelle Pausenregeln
- Soll-Stunden je Mitarbeitendem, auch bei Teilzeit und Minijob
- Zuschläge für besondere Arbeitszeiten
- Zeitkorrekturen transparent und nachvollziehbar
Erfassungswege im Überblick: Eignung und Kosten
Erfassungsweg | Geeignet für | Voraussetzung | Kosten |
|---|---|---|---|
Mobile App | Hausbesuche, mobile Tätigkeiten, Homeoffice | Smartphone der Mitarbeitenden | Im Standard enthalten |
Planzeiten bestätigen | Praxen mit geplanten Sprechstunden und Diensten | Bestehender Dienstplan | Im Standard enthalten |
Stempeluhr-App | Feste Erfassungsstelle an der Anmeldung | Tablet in der Praxis | Kostenpflichtige Erweiterung |
Zeiterfassungsterminal | eindeutige Zuordnung ohne eigenes Gerät | vorkonfiguriertes Terminal über ShiftJuggler, Anschluss per LAN oder WLAN | Kostenpflichtige Erweiterung |
Mobile App
Geeignet für
Hausbesuche, mobile Tätigkeiten, Homeoffice
Voraussetzung
Smartphone der Mitarbeitenden
Kosten
Im Standard enthalten
Planzeiten bestätigen
Geeignet für
Praxen mit geplanten Sprechstunden und Diensten
Voraussetzung
Bestehender Dienstplan
Kosten
Im Standard enthalten
Stempeluhr-App
Geeignet für
Feste Erfassungsstelle an der Anmeldung
Voraussetzung
Tablet in der Praxis
Kosten
Kostenpflichtige Erweiterung
Zeiterfassungsterminal
Geeignet für
eindeutige Zuordnung ohne eigenes Gerät
Voraussetzung
vorkonfiguriertes Terminal über ShiftJuggler, Anschluss per LAN oder WLAN
Kosten
Kostenpflichtige Erweiterung
Die Erfassung per Mobile-App und die Bestätigung von Planzeiten sind in jedem Paket enthalten. Für die Stempeluhr-App und für Zeiterfassungsterminals fallen zusätzliche Kosten an. Da sich Terminals individuell konfigurieren lassen, nennen wir Ihnen den passenden Preis gerne im persönlichen Gespräch.
Interesse an unseren Zeiterfassungsterminals?
Zeiterfassung und Dienstplan in einem System
Der Unterschied zu einer reinen Zeiterfassungssoftware zeigt sich, sobald geplante und geleistete Arbeitszeit auseinanderlaufen. ShiftJuggler stellt Soll- und Ist-Stunden unmittelbar gegenüber, weil die Dienstplanung und die Zeiterfassung im selben System liegen. Sie sehen also nicht nur, wie lange jemand gearbeitet hat, sondern auch, wie stark der Tag vom Plan abgewichen ist.
Daraus ergeben sich mehrere praktische Folgen. Überstunden fließen automatisch in das Arbeitszeitkonto, statt in einer separaten Liste geführt zu werden. Abwesenheiten aus der Urlaubsverwaltung wirken direkt auf die Sollstunden, sodass Krankheitstage und Urlaub die Bilanz nicht verzerren. Gleichzeitig warnt die Konfliktprüfung bereits bei der Planung, wenn Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten verletzt würden.
Daraus folgt für die Praxisleitung: Sie führen Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitkonten in einer Anwendung, statt Daten zwischen mehreren Werkzeugen zu übertragen.
Testen Sie die Zeiterfassung für Ihre Praxis
Jetzt 30 Tage kostenlos und unverbindlich testen.
Der Testzeitraum endet automatisch. Es ist keine Kündigung nötig.
Arbeitszeitkonten, Überstunden und Zuschläge
ShiftJuggler führt die Arbeitszeitkonten automatisch. Ihr Team sieht dadurch jederzeit den aktuellen Stand der Überstunden, und Sie behalten zugleich den Überblick über das gesamte Praxisteam. Das schafft Transparenz und erspart somit Nachfragen am Monatsende.
Zuschläge für besondere Arbeitszeiten berechnet das System außerdem auf Grundlage der erfassten Zeiten.
Auswertungen, Stundenzettel und Export an das Steuerbüro
Unabhängig davon, wie Sie die Arbeitszeit erfassen, laufen alle Zeiten in Ihrem ShiftJuggler-Account zusammen. Dort korrigieren Sie bei Bedarf einzelne Buchungen, und jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
Stundenzettel, Arbeitszeitnachweise und Auswertungen erstellen Sie anschließend mit wenigen Klicks. Die Daten exportieren Sie als PDF oder Excel-Datei – etwa an Ihr Team, an Ihr Steuerbüro oder zur Übernahme in Ihr Lohnprogramm.
Mehrere Standorte und Berechtigungen im MVZ
Betreiben Sie mehrere Praxisstandorte oder ein Medizinisches Versorgungszentrum, verwalten Sie alle Standorte in einem Konto. Die Zeiterfassung läuft dabei standortübergreifend, während die Auswertungen sich jederzeit nach Standort filtern lassen.
Die Berechtigungen stellen Sie pro Nutzerin und Nutzer frei zusammen. Sie legen zum einen fest, welche Funktionen jemand nutzen darf – beispielsweise Schichten planen, Arbeitszeiten bearbeiten, Abwesenheiten verwalten oder Auswertungen erstellen. Zum anderen bestimmen Sie den Geltungsbereich: kontoweit oder beschränkt auf ausgewählte Standorte und Arbeitsbereiche.
Ein Beispiel: Die Standortleitung einer Zweigpraxis plant Schichten und bearbeitet Arbeitszeiten, sieht dabei aber ausschließlich den eigenen Standort. Die Praxisverwaltung wiederum wertet alle Standorte aus. Zu beachten ist dabei, dass der gewählte Geltungsbereich einheitlich für alle Funktionen einer Person gilt und dass das Administrator-Recht immer kontoweit wirkt.
Vorteile für Ihre Praxis
Mehr als 100 Arztpraxen vertrauen uns bereits
Mehr Flexibilität
Von der Einzelpraxis über die Zahnarztpraxis bis zum MVZ mit mehreren Standorten – ShiftJuggler wächst mit Ihrer Praxis mit.
Mehr Effizienz
Das System ist in wenigen Minuten eingerichtet, denn eine Installation vor Ort entfällt. Sie greifen online darauf zu und erhalten Updates automatisch.
Mehr Übersicht
Ihr Team sieht Dienstplan, erfasste Zeiten und Überstunden im Mitarbeiter-Self-Service selbst ein. Dadurch sinkt der Nachfrageaufwand in der Praxisverwaltung spürbar.
Das kann Ihr neues Zeiterfassungs-Tool noch:
- Dienstpläne online erstellen und Konflikte automatisch prüfen
- Abwesenheiten und Urlaubsanträge zentral verwalten
- Mehrstufige Genehmigungsverfahren für Urlaube
- Zuschläge für besondere Arbeitszeiten berechnen
- Veröffentlichte Dienstpläne als Kalender-Abonnement (iCal/ICS) bereitstellen
- Datenschutz gemäß DSGVO, Server in Deutschland
- ISMS nach ISO/IEC 27001 im Aufbau
Sprechstunde, Hausbesuch, Springerdienst: so bildet ShiftJuggler den Praxisalltag ab
Der Praxisalltag folgt selten dem Plan – deshalb erfasst ShiftJuggler Arbeitszeit nicht nur an einem festen Ort. Verschiebt sich die Sprechstunde oder verlängert ein Notfall den Dienst, korrigiert Ihr Team die bestätigte Planzeit direkt am Handy. Hausbesuche werden per Mobile-App außerhalb der Praxisräume erfasst, und wer lieber an einer festen Stelle stempelt, nutzt die Stempeluhr-App an der Anmeldung.
Ebenso unterschiedlich sind die Arbeitsverhältnisse. In einer Praxis arbeiten Teilzeitkräfte, Minijobberinnen und Vollzeitangestellte nebeneinander, häufig mit abweichenden Wochenarbeitszeiten. ShiftJuggler führt deshalb je Person eigene Sollstunden und gleicht diese laufend gegen die Ist-Stunden ab. Somit sehen Sie den Stand jedes Arbeitszeitkontos, ohne selbst nachrechnen zu müssen.
Auch kurzfristige Änderungen bleiben beherrschbar. Springerdienste und Vertretungen planen Sie im selben System, in dem später die Zeiten auflaufen. Dadurch entsteht kein Übertragungsaufwand zwischen Planung und Erfassung, und Abweichungen werden sofort sichtbar statt erst in der Monatsauswertung.
Dokumentationspflicht und Arbeitszeitgesetz in der Arztpraxis
Auch Arztpraxen und Zahnarztpraxen unterliegen der Pflicht, Arbeitszeiten zu dokumentieren. Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz müssen Arbeitgeber die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen und die Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13. September 2022 zudem festgestellt, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen müssen.
Für den Praxisalltag heißt das vor allem eines: Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor. Handschriftliche Listen und Excel-Tabellen sind also zulässig. Aufwendig werden sie erst dann, wenn Aufzeichnungen über zwei Jahre hinweg auffindbar bleiben und Korrekturen nachvollziehbar sein sollen. Eine digitale Zeiterfassung übernimmt beides automatisch und macht jede Änderung sichtbar.
Ebenso relevant sind die Vorgaben zu Ruhezeiten und Pausenregelung. Da ShiftJuggler die Planung und die Erfassung verbindet, erkennen Sie Abweichungen frühzeitig – und zwar bereits bei der Dienstplanung und nicht erst in der Monatsauswertung.
Was ist Zeiterfassung in der Arztpraxis?
Zeiterfassung in der Arztpraxis bezeichnet die systematische Dokumentation der Arbeitszeiten aller Praxismitarbeitenden – von Medizinischen Fachangestellten über angestellte Ärztinnen und Ärzte bis zur Praxisverwaltung. Erfasst werden Beginn, Ende und Pausen der täglichen Arbeitszeit sowie Überstunden und Abwesenheiten. Digitale Systeme erfassen diese Zeiten ortsunabhängig per App, per Stempeluhr-App am Praxis-Tablet oder per Zeiterfassungsterminal und führen daraus automatisch Arbeitszeitkonten. Ist die Zeiterfassung mit der Dienstplanung verbunden, lassen sich geplante und tatsächlich geleistete Arbeitszeit unmittelbar gegenüberstellen.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung in der Arztpraxis
ShiftJuggler bündelt Dienstplanung, Zeiterfassung, Urlaubsverwaltung und Arbeitszeitkonten in einer Anwendung. Reine Zeiterfassungssysteme decken nur die Erfassung ab, sodass Praxen zusätzlich ein zweites Werkzeug für die Dienstplanung benötigen. Da bei ShiftJuggler beide Bereiche dieselbe Datenbasis nutzen, lassen sich Soll- und Ist-Stunden direkt gegenüberstellen und Abwesenheiten wirken unmittelbar auf die Arbeitszeitkonten.
Zum einen schreibt § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz die Aufzeichnung der über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Arbeitszeit vor, und das Bundesarbeitsgericht hat 2022 die Pflicht zur Einführung eines Erfassungssystems bestätigt. Zum anderen arbeiten in Praxen häufig Teilzeitkräfte, Minijobberinnen und Vollzeitangestellte mit unterschiedlichen Sollstunden nebeneinander. Eine präzise Erfassung schafft deshalb sowohl Rechtssicherheit als auch eine faire Grundlage für die Abrechnung von Überstunden.
Zahnarztpraxen nutzen dieselben Erfassungswege wie Arztpraxen: die Mobile-App, die Bestätigung geplanter Dienste, die Stempeluhr-App auf einem Tablet an der Anmeldung oder ein Zeiterfassungsterminal mit RFID-Chip beziehungsweise Fingerabdruck. Stempeluhr-App und Terminal sind dabei kostenpflichtige Erweiterungen. Alle Wege lassen sich kombinieren.
Ja. Über den Mitarbeiter-Self-Service sehen Ihre Mitarbeitenden den Dienstplan, ihre erfassten Zeiten und den Stand ihres Arbeitszeitkontos ein. Ebenso stellen sie Urlaubsanträge selbst, die anschließend das von Ihnen festgelegte Genehmigungsverfahren durchlaufen. Sie legen über die Berechtigungen fest, welche Funktionen dabei zur Verfügung stehen.
Ja. Sie verwalten mehrere Standorte in einem Konto und werten die Zeiten standortübergreifend oder je Standort aus. Zusätzlich beschränken Sie Berechtigungen auf ausgewählte Standorte und Arbeitsbereiche, sodass eine Standortleitung nur den eigenen Bereich sieht. ShiftJuggler wird von Praxen und Unternehmen in Deutschland, Österreich und der Schweiz mit 10 bis über 2.500 Mitarbeitenden eingesetzt.
Nein. Sie beziehen die Terminals über ShiftJuggler, und wir konfigurieren jedes Gerät vorab für Ihre Praxis. Vor Ort schließen Sie das Terminal an und verbinden es per LAN oder WLAN mit Ihrem Netzwerk. Ein Technikereinsatz oder die Beauftragung eines Dienstleisters ist somit nicht erforderlich. Bei Fragen zur Einrichtung unterstützt Sie außerdem unser Support-Team.
Die Preise für ShiftJuggler richten sich nach der Anzahl der Mitarbeitenden; eine Übersicht der Pakete finden Sie auf unserer Preisseite. Die Erfassung per Mobile-App und die Bestätigung von Planzeiten sind in jedem Paket enthalten. Die Stempeluhr-App und Zeiterfassungsterminals sind kostenpflichtige Erweiterungen. Da sich Terminals individuell konfigurieren lassen, hängt der Preis von Ihrer Ausstattung ab – sprechen Sie uns dazu gerne an. Testen können Sie ShiftJuggler zunächst 30 Tage kostenlos.
Wie können wir Ihnen helfen?
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