Online-Zeiterfassung für Mitarbeiter

Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 entschieden, dass Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Beschäftigten systematisch zu erfassen. Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) konkretisiert die Dokumentationspflicht für Überstunden sowie Arbeit an Sonn- und Feiertagen, für Minijobber gilt sie ohnehin seit langem.

Eine DSGVO-konforme digitale Zeiterfassung wie ShiftJuggler schützt Sie vor Haftungsrisiken: Arbeitszeiten, Pausen und Abwesenheiten werden automatisch erfasst, Soll-/Ist-Stunden und Überstunden direkt im Arbeitszeitkonto berechnet.

ShiftJuggler bietet mehrere Wege, die Arbeitszeit zu erfassen – passend zu unterschiedlichen Arbeitsumgebungen:

• Über die ShiftJuggler-App auf dem Smartphone, ideal für mobile Mitarbeitende und Außendienst
• Mit der Stempeluhr-App auf einem Tablet, z. B. fest installiert im Eingangsbereich
• Per klassischem Zeiterfassungsterminal mit Chip oder Fingerabdruck
• Durch das Bestätigen geplanter Schichten mit einem Klick

Alle Erfassungswege fließen in dieselbe Datenbasis und werden in Echtzeit mit dem Arbeitszeitkonto verrechnet. Dadurch können Sie auch innerhalb eines Unternehmens unterschiedliche Methoden parallel einsetzen, etwa Terminal in der Produktion und App im Vertrieb.

Die Arbeitszeiterfassung von ShiftJuggler ist ortsunabhängig: Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit im Homeoffice, im Büro oder unterwegs erfassen, beispielsweise bei Kundenterminen. Die Aufzeichnung erfolgt wahlweise über die ShiftJuggler-App auf dem Smartphone oder über den Browser am Laptop.

Für Teams mit gemischten Arbeitsmodellen lässt sich die mobile Zeiterfassung problemlos mit stationären Lösungen kombinieren – etwa einer Stempeluhr-App im Büro für Vor-Ort-Beschäftigte und der App für Homeoffice-Tage.

Ja. ShiftJuggler erfasst Pausen, Überstunden und Zuschläge automatisch:

• Pausen werden je nach Konfiguration automatisch abgezogen oder von Mitarbeitenden selbst gestempelt
• Überstunden ergeben sich aus dem Abgleich von Sollarbeitszeit und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit und werden transparent im Konto ausgewiesen
• Zuschläge für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit lassen sich individuell konfigurieren und werden bei der Auswertung automatisch berücksichtigt

  Damit entfällt das manuelle Nachrechnen für die Lohnabrechnung. Die Auswertungen können als .pdf oder .csv exportiert und an Lohnbüro oder Steuerberatung weitergegeben werden.

Ja. Nicht immer funktioniert alles nach Plan – manchmal vergessen Mitarbeitende, sich auszuchecken, oder eine Pause wird nicht korrekt beendet. ShiftJuggler ermöglicht daher die manuelle Eintragung sowie die nachträgliche Korrektur von Arbeitszeiten.

Je nach Berechtigung können Mitarbeitende ihre Zeiten über die App oder den Browser selbst nachmelden und einer geplanten Schicht zuordnen. Korrekturen durch Vorgesetzte werden nachvollziehbar dokumentiert, sodass jede Änderung im Audit-Trail sichtbar bleibt. Alternativ kann auch einfach die geplante Schicht per Klick bestätigt werden, wenn sie wie vorgesehen abgelaufen ist – das ist der schnellste Weg der Zeiterfassung im Tagesgeschäft.

ShiftJuggler ist eine cloudbasierte Lösung, die vollständig auf Servern in Deutschland betrieben wird – inklusive aller Backups. Der Datenverarbeitung liegt ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO zugrunde.

Über rollenbasierte Berechtigungen lässt sich genau steuern, wer welche Daten sehen und bearbeiten darf – etwa, dass Standortleitungen nur die Zeiten ihrer eigenen Niederlassung einsehen. Aktuell baut die SSH Online-Services GmbH zusätzlich ein Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) nach ISO/IEC 27001 auf, begleitet durch die intersoft consulting services AG. Weitere Details zu Datenschutz und Datensicherheit finden Sie auf der Seite Sicherheit & Datenschutz.

Eine automatisierte Zeiterfassung wirkt auf drei Ebenen gleichzeitig:

Zeitersparnis im Tagesgeschäft: Stempelvorgänge dauern Sekunden, das Übertragen handschriftlicher Stundenzettel entfällt vollständig. Für Mitarbeitende, Personalabteilung und Lohnbuchhaltung summiert sich das zu mehreren Stunden pro Woche.

Rechtssicherheit und Transparenz: Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden werden lückenlos dokumentiert und erfüllen die gesetzliche Dokumentationspflicht. Soll-/Ist-Abweichungen sind in Echtzeit sichtbar, sodass Sie auf Überlastung oder Minusstunden frühzeitig reagieren können.

Fehlerfreie Abrechnung: Da Zuschläge, Pausenregelungen und Überstunden automatisch berechnet werden, entfallen typische Übertragungsfehler. Die aufbereiteten Daten lassen sich direkt an Lohnabrechnung oder Steuerberatung übergeben.

Darüber hinaus profitieren Mitarbeitende vom Mitarbeiter-Self-Service: Sie sehen jederzeit ihren aktuellen Stand an Überstunden und Resturlaub, ohne in der Personalabteilung nachfragen zu müssen.